EVERIAL Canada prend en charge et automatise le traitement de votre courrier entrant, qu’il soit papier ou numérique. Chaque contenu est numérisé ou converti, classifié et acheminé vers les bonnes équipes ou intégré à vos systèmes de mission.
Vous disposez ainsi de données structurées, sécurisées et immédiatement exploitables dans vos opérations.
70 MILLIONS D'IMAGES TRAITÉES CHAQUE ANNÉE
Des images numérisées, classifiées, indexées ou améliorées par les équipes d’EVERIAL Canada.
Le service prend en charge les contenus reçus sous forme de courrier papier, de télécopie, de courriel, de pièce jointe ou de fichier électronique.
EVERIAL Canada peut gérer tout ou partie de ces flux dans le cadre d’un service d’impartition défini selon vos volumes, vos priorités et vos exigences opérationnelles.
Chaque envoi est préparé, numérisé ou converti, puis classifié selon sa nature. Les données et métadonnées utiles sont extraites, structurées et enrichies avant une étape de validation et de contrôle qualité
Le résultat ne se limite pas à une image : vous obtenez un contenu organisé et indexé, prêt à être recherché, consulté ou intégré à vos outils.
Les documents et données traités sont acheminés vers la bonne personne, la bonne équipe ou le système de mission concerné.
Les règles de priorité, de classification, d’accès et de distribution sont configurées selon vos processus afin de déclencher la suite du traitement sans rupture inutile.
Lettres, enveloppes, télécopies, courriels et pièces jointes arrivent par différents canaux. Lorsqu’ils sont gérés séparément, leur traitement mobilise vos équipes, allonge les délais et réduit la visibilité sur les informations reçues.
Ouvrir, trier, numériser, nommer, indexer et transférer chaque document mobilise du temps et des ressources.
Le courrier physique, les boîtes de courriel et les fichiers électroniques suivent des circuits différents, ce qui complique leur suivi.
Une réclamation, une facture ou une demande peut attendre avant d’être transmise au bon service ou au bon système.
Un document mal classé, incomplet ou transmis au mauvais destinataire peut ralentir les opérations en aval.
Il devient difficile de savoir quand un courrier a été reçu, traité, acheminé et rendu accessible aux utilisateurs autorisés.
Une gestion structurée du courrier entrant permet de réunir ces flux dans un même processus, d’en améliorer la traçabilité et de les acheminer selon les règles propres à votre organisation.
Les formulaires, lettres, preuves et pièces justificatives reçus sont identifiés, regroupés et classifiés, puis rattachés au dossier concerné ou acheminés vers l’équipe chargée du traitement de la réclamation.
La correspondance des citoyens, les demandes administratives et les pièces justificatives reçues par les organismes fédéraux, provinciaux ou municipaux peuvent être transformées en données structurées, puis acheminées selon les règles du programme ou du service concerné
Les factures, avis et annexes peuvent être identifiés, indexés et transmis à la fonction de facturation ou à l’application d’affaires appropriée, selon les règles définies par votre organisation.
Une réception centralisée permet aux employés autorisés d’accéder aux éléments utiles sans dépendre de leur présence dans un bureau ou un centre de courrier précis.
Les organisations qui traitent des volumes réguliers de courrier entrant, des renseignements sensibles ou des dossiers soumis à des règles d’accès précises ont besoin d’un service fiable, traçable et adapté à leurs activités.
Financier
Assurance
Médical
Municipal
Gouvernemental
01
Le courrier est reçu directement ou acheminé vers le dispositif convenu. Les entrées papier et électroniques sont réunies dans une même chaîne de traitement.
02
Les pièces physiques sont préparées puis numérisées à l’aide d’équipements adaptés à leur format, à leur état et au volume à traiter. Les courriels, télécopies et pièces jointes sont convertis dans le format défini pendant le cadrage.
03
Des technologies de reconnaissance documentaire, d’extraction automatisée et, selon le projet, d’intelligence artificielle identifient la nature des contenus, appliquent les règles de classification et extraient les données ou métadonnées utiles.
04
Les éléments extraits sont vérifiés selon les exigences établies. Les exceptions peuvent être dirigées vers un contrôle adapté avant la livraison.
05
Les images, fichiers et données structurées sont transmis aux utilisateurs autorisés, aux équipes concernées ou aux applications chargées de poursuivre le traitement.
Avant la mise en place, les équipes d’EVERIAL Canada analysent vos canaux de réception, vos volumes, vos types de courrier, vos priorités, vos exigences de sécurité et les systèmes à alimenter.
Avec vous, elles définissent les règles de classification, d’extraction, de contrôle et de distribution, puis valident le fonctionnement avant le déploiement.
Le suivi de la production et l’analyse des exceptions permettent ensuite d’ajuster le service à l’évolution de vos volumes et de vos besoins.
Grâce à l’automatisation des opérations répétitives et à la structuration des données dès la réception, le service simplifie le travail des équipes et accélère les activités qui dépendent des contenus entrants.
Les pièces sont orientées plus rapidement vers le bon service ou le bon outil. Les utilisateurs autorisés peuvent aussi y accéder à distance, sans attendre la circulation du courrier physique.
L’automatisation du tri, de la numérisation, de l’indexation et de l’acheminement réduit le temps consacré aux tâches manuelles et contribue à limiter les frais liés à la manipulation, à la circulation et au traitement du courrier papier.
La classification intelligente, l’extraction et le contrôle qualité réduisent les risques d’erreur lors de la saisie, du classement et de la distribution.
Chaque étape peut être suivie afin de mieux maîtriser les accès, de retrouver le parcours d’un document et de soutenir vos exigences d’audit.
Le service intervient en amont de vos activités. Il transforme les contenus entrants avant de transmettre les images, les fichiers et les données utiles vers les outils déjà utilisés par vos équipes. Les options d’intégration et les modalités de connexion sont définies selon votre architecture et le périmètre retenu.
Ces repères illustrent l’expérience et les ressources mobilisables pour construire et exploiter des flux à grande échelle.
Avant d’automatiser votre courrier, nous cherchons à comprendre comment vos équipes travaillent, quelles informations sont prioritaires et où elles doivent être dirigées. C’est cette compréhension qui nous permet de construire un traitement fiable, puis de l’ajuster à la réalité de vos opérations.
Ian HERNANDEZ
Directeur des opérations – EVERIAL Canada
Le courrier entrant peut contenir des renseignements personnels, financiers, médicaux ou administratifs. Son traitement doit donc protéger les documents et les données, maîtriser les accès et conserver une trace des opérations réalisées.
Une salle de courrier numérique est un service qui centralise la réception et le traitement de la correspondance entrante. Elle numérise ou convertit les documents, les classe, extrait les renseignements utiles et les achemine vers le bon service, le bon utilisateur ou le système concerné.
Le service peut traiter du courrier papier, des enveloppes, des lettres, des télécopies, des courriels, des pièces jointes et d’autres fichiers électroniques. Le périmètre exact est défini selon les canaux utilisés par votre organisation.
Non. Une case postale, parfois recherchée sous le terme « casier postal », un bureau virtuel ou un service de domiciliation répond principalement à un besoin d’adresse et de réception. Une salle de courrier numérique traite le contenu reçu pour le classer, l’enrichir et l’intégrer à vos processus d’affaires.
Oui. Les entrées papier et électroniques peuvent être réunies dans une même chaîne de classification, de contrôle et de distribution. Des règles différentes peuvent toutefois être appliquées selon le type de contenu, sa priorité ou son niveau de sensibilité.
Les règles d’acheminement sont définies pendant le cadrage. Elles peuvent s’appuyer sur le type de document, les données extraites, l’adresse, le programme concerné, la priorité ou toute autre information validée avec votre organisation.
Oui, lorsque l’intégration est prévue dans le projet. Les documents et les données peuvent être transmis vers vos systèmes de mission, vos applications d’affaires, votre GED, votre GID ou d’autres référentiels documentaires, selon les modalités techniques définies lors de l’analyse.
Le coût dépend notamment du volume de courrier, des canaux pris en charge, des opérations de classification et d’extraction attendues, des délais de traitement et des systèmes à alimenter. Le prix du service et les éventuels frais de mise en place sont précisés après l’analyse du périmètre et de vos besoins.
Le cadrage porte notamment sur les canaux d’entrée, les types de documents, les volumes, les règles de classement, les données à extraire, les exigences de sécurité et les outils à alimenter. Cette analyse permet de configurer et de tester le dispositif avant sa mise en production.
De la réception des documents à leur traitement et leur archivage, EVERIAL Canada vous accompagne dans l’optimisation et l’automatisation de vos processus documentaires. Découvrez les services et solutions complémentaires à votre projet de salle de courrier numérique.
Nous prenons en charge vos processus documentaires, de la numérisation à l’archivage.
Des solutions logicielles conçues pour capturer, gérer et automatiser vos flux documentaires.
Un spécialiste analyse vos flux, vos contraintes et votre environnement avant de vous proposer une approche adaptée.