EVERIAL Canada transforme vos documents et supports analogiques, qu’il s’agisse de volumes importants ou de besoins quotidiens, en informations numériques structurées, sécurisées et immédiatement exploitables dans vos processus d’affaires.
70 MILLIONS D'IMAGES TRAITÉES CHAQUE ANNÉE
De la numérisation à l’indexation, pour une information directement exploitable.
EVERIAL prend en charge une grande variété de documents et de supports analogiques : dossiers administratifs, archives papier, photographies, plans, documents de grand format, microfilms et microfiches.
Les méthodes et les équipements de capture sont sélectionnés selon le format, l’état des originaux, le volume à traiter et le niveau de qualité requis.
Le service ne se limite pas à produire une copie numérique. Les documents sont préparés, numérisés, contrôlés, indexés et classés selon les besoins de votre organisation.
Lorsque le projet le nécessite, la reconnaissance optique de caractères, ou OCR, rend leur contenu accessible par mots-clés et facilite la recherche d’information.
La numérisation peut être réalisée dans les centres de traitement d’EVERIAL ou, lorsque les contraintes du projet le nécessitent, directement dans vos locaux.
Cette solution sur site mobilise du personnel spécialisé, des scanners haute performance et des outils logiciels personnalisés, intégrés à votre flux de travail.
Les documents papier et les fichiers non structurés compliquent l’accès à l’information. À mesure que les volumes augmentent, leur recherche, leur partage et leur conservation mobilisent davantage de temps et de ressources.
Vos équipes doivent consulter plusieurs dossiers, boîtes d’archives ou espaces de stockage avant de trouver le bon document.
L’accumulation d’archives ou un flux quotidien important peut dépasser la capacité de traitement de vos équipes.
La manipulation, la perte, la détérioration ou des accès insuffisamment contrôlés peuvent compromettre des informations sensibles ou essentielles.
Des règles de nommage, d’indexation ou de classement différentes limitent la précision des recherches et l’utilisation des documents.
Sans processus documenté, il devient plus difficile de suivre le traitement d’un document et de démontrer que son intégrité a été préservée.
Une chaîne de numérisation adaptée à vos formats, à vos volumes et à vos usages permet de structurer durablement l’information et de la rendre plus rapidement accessible et exploitable.
Transformez un volume important de documents papier en informations numériques structurées et accessibles. Cette opération facilite leur consultation et peut réduire l’encombrement physique, selon vos règles de conservation des originaux.
Mettez en place un programme de numérisation récurrent pour les documents reçus ou produits chaque jour. Les fichiers sont préparés, contrôlés et transmis selon la fréquence définie avec vos collaborateurs.
Numérisez des plans, des photos, des microfilms, des microfiches ou des documents difficiles à manipuler. Une copie numérique facilite leur utilisation tout en limitant les consultations répétées du document original.
Structurez et indexez vos documents avant leur intégration dans une GED, une GID ou une application métier. Les métadonnées et les règles de classement permettent aux utilisateurs de retrouver et d’exploiter plus rapidement les données nécessaires.
EVERIAL Canada accompagne les organisations publiques et privées qui traitent des volumes importants ou des documents sensibles. Chaque projet est adapté aux réalités opérationnelles du secteur, aux règles de conservation applicables, au niveau de confidentialité et aux exigences de traçabilité.
Financier
Assurance
Médical
Municipal
Gouvernemental
01
Les documents sont réceptionnés dans nos centres de traitement ou pris en charge sur votre site. Leur volume, leur état, leur format et les règles de traitement sont vérifiés avant le lancement de la production.
02
Les documents sont préparés pour la numérisation : retrait des agrafes, remise en ordre des pages, séparation des lots et identification des particularités. Cette étape est essentielle pour assurer la qualité et la complétude des documents numérisés.
03
Les documents sont numérisés avec des scanners adaptés. Les images peuvent ensuite être redressées, recadrées ou améliorées afin d’obtenir un fichier fidèle, lisible et conforme aux critères définis.
04
Les documents sont indexés et classifiés selon les règles du projet. Un contrôle vérifie notamment la lisibilité des images, la présence de toutes les pages et la qualité des données associées.
05
Les fichiers sont transmis de manière sécurisée ou intégrés au système prévu. Les documents originaux sont ensuite remis en boîte, retournés ou orientés vers une destruction selon les modalités validées avec le client.
Avant le démarrage, nos équipes analysent vos supports, vos volumes, vos exigences de sécurité et les usages attendus des documents numérisés. Avec vous, elles définissent les règles de préparation et d’indexation, les formats de sortie, les contrôles qualité ainsi que les modalités de livraison et de gestion des originaux.
Tout au long de la production, un suivi permet d’ajuster la chaîne de traitement aux contraintes rencontrées. Pour les programmes récurrents, le dispositif peut ensuite évoluer selon vos volumes, vos délais et les besoins de vos équipes.
Une numérisation structurée rend l’information plus facile à retrouver, à partager et à intégrer dans les activités de votre organisation.
Les utilisateurs autorisés retrouvent les documents sans avoir à parcourir plusieurs boîtes, classeurs, dossiers ou sites physiques.
L’externalisation de la préparation, de la numérisation et du contrôle réduit les opérations manuelles prises en charge par vos ressources internes.
L’indexation, la classification et le contrôle qualité limitent les fichiers incomplets, mal nommés ou difficiles à retrouver. La traçabilité du traitement et les règles d’accès contribuent également à préserver l’intégrité et la confidentialité de l’information.
Le service s’adapte aussi bien à un projet massif ponctuel qu’à un programme de numérisation quotidien, sans nécessiter l’achat, le déploiement et la maintenance d’équipements professionnels.
La chaîne de numérisation est définie en fonction de votre environnement documentaire. L’objectif est de livrer une information structurée, exploitable et compatible avec les outils utilisés par votre organisation, sans bouleverser inutilement vos processus existants.
Ces réalisations témoignent de la capacité d’EVERIAL Canada à prendre en charge des fonds documentaires volumineux, spécialisés ou sensibles.
Chaque projet commence par une compréhension précise de vos documents, de vos contraintes et de l’usage attendu.
Nous concevons ensuite une chaîne de numérisation adaptée pour vous livrer une information fiable, structurée et directement exploitable.
Ian HERNANDEZ
Directeur des opérations – EVERIAL Canada
Un projet de numérisation doit protéger les documents originaux, les fichiers produits et les données d’indexation. Cette sécurité repose sur des processus documentés, des accès maîtrisés, des contrôles réguliers et une traçabilité adaptée à la sensibilité de l’information.
Une entreprise peut numériser des documents papier, des formulaires, des photographies, des plans, des documents administratifs, des microfilms ou des microfiches. La méthode utilisée dépend du format, de l’état du support, du volume et de l’usage prévu pour la version numérique.
Scanner un document consiste principalement à produire une image. Une numérisation professionnelle inclut également la préparation des documents, le réglage des équipements, l’indexation, le contrôle qualité, la traçabilité et la livraison dans un format adapté à son utilisation.
Oui. Le service peut répondre aussi bien à la numérisation ponctuelle d’un fonds documentaire important qu’au traitement régulier de nouveaux dossiers. La chaîne de production est adaptée au volume, à la fréquence et aux délais attendus.
Une copie numérique peut avoir une vocation probatoire lorsque le transfert de support est documenté et que le processus garantit notamment son intégrité, sa fidélité et sa traçabilité. Les exigences à appliquer dépendent toutefois du type de document, de sa durée de conservation et du contexte juridique de l’organisation.
La reconnaissance optique de caractères, ou OCR, transforme le contenu visible d’une image en texte exploitable par un logiciel. Elle peut faciliter la recherche, l’indexation automatique et l’extraction de certaines données.
Oui, une intervention sur site peut être envisagée selon les contraintes de sécurité, de transport ou de confidentialité du projet. EVERIAL Canada peut alors mobiliser du personnel spécialisé, des scanners professionnels et des outils logiciels adaptés au traitement à réaliser.
Les originaux peuvent être remis en boîte, retournés, conservés ou détruits selon les règles définies avec le client. Aucune destruction des documents sources ne doit intervenir avant la fin des contrôles et la validation des modalités de conservation applicables.
EVERIAL Canada dispose d’une présence active au Québec et propose ses services à l’échelle nationale. Les modalités de collecte, de traitement sur site ou de transfert sont définies selon la localisation et les contraintes du projet.
EVERIAL Canada vous accompagne à chaque étape de vos processus documentaires, de la réception et du traitement des documents jusqu’à leur gestion, leur automatisation et leur archivage. Découvrez les services et solutions qui peuvent compléter votre projet de numérisation.
Nous prenons en charge vos processus documentaires, de la numérisation à l’archivage.
Des solutions logicielles conçues pour capturer, gérer et automatiser vos flux documentaires.
Qu’il s’agisse de fluidifier vos processus, de garantir votre conformité ou de transformer vos flux hybrides, nos experts sont là pour vous conseiller.