EVERIAL Canada vous accompagne pour structurer la gestion de vos documents et de vos informations. Nos experts analysent vos processus, vos outils et vos pratiques. Ils définissent avec vous un cadre de gouvernance adapté et accompagnent sa mise en œuvre.
Vous simplifiez vos processus, renforcez leur conformité et pérennisez vos pratiques documentaires.
Plus de 35 ans d’expérience
Une expertise acquise dans la gestion de l’information et l’optimisation des processus documentaires.
EVERIAL Canada réalise un diagnostic de vos pratiques documentaires. Nos experts analysent vos documents, vos données, vos processus, vos outils et les responsabilités associées. Ils étudient également les volumes, les usages, les contraintes techniques et les principaux risques.
Cette évaluation permet de mesurer votre niveau de maturité et d’identifier les actions prioritaires.
À partir du diagnostic, nous définissons avec vous un cadre de gouvernance aligné sur vos objectifs. Il harmonise vos règles documentaires avec vos processus et votre environnement numérique.
Selon vos besoins, ce cadre peut comprendre une politique documentaire, un plan de classement, un calendrier de conservation et des règles d’accès. Il précise également les responsabilités, les durées de conservation et le devenir des documents.
Nous vous accompagnons dans la réingénierie de vos processus, le choix des outils et leur intégration avec vos applications métier ou vos systèmes de mission.
Nos experts peuvent intervenir auprès de vos équipes pour expliquer les décisions, former les utilisateurs et faciliter l’adoption des nouvelles pratiques. Cet accompagnement favorise un changement progressif et un transfert durable des compétences.
Vos documents circulent entre plusieurs équipes, outils et espaces de stockage. Sans règles communes de gestion documentaire, les recherches se compliquent, les pratiques divergent et la conformité devient plus difficile à démontrer.
Les responsabilités liées à la création, à la validation, à la conservation et à la destruction des documents ne sont pas clairement attribuées.
Les règles de classement, les métadonnées et la gestion des versions varient selon les services.
Vous disposez de peu d’indicateurs fiables sur les volumes, les usages et les points de blocage.
Les politiques, les procédures et les règles de conservation sont incomplètes, dispersées ou peu appliquées.
Une GED ou un nouvel outil est déployé sans cadre de gouvernance ni accompagnement au changement.
Un diagnostic permet d’évaluer votre niveau de maturité, d’identifier les priorités et de construire une feuille de route adaptée à vos contraintes opérationnelles.
Vous souhaitez mettre en place une GED, moderniser vos outils ou automatiser un processus. Notre accompagnement clarifie vos besoins, les responsabilités et le fonctionnement cible avant le déploiement de la solution.
Vos documents sont répartis entre plusieurs systèmes, espaces partagés et lieux de conservation. Un diagnostic permet de repérer les doublons, les écarts de classement et les pratiques à harmoniser en priorité.
Votre organisation doit mieux encadrer l’accès, la conservation et la transmission de ses informations. Nous vous aidons à définir des règles cohérentes selon les usages, le niveau de sensibilité et les exigences qui s’appliquent à votre activité.
Les validations, les recherches et les transferts mobilisent trop de temps. Nos experts cartographient le fonctionnement actuel, identifient les étapes inutiles et définissent un processus plus simple et plus fluide.
Les organisations qui gèrent des volumes importants de documents ou des renseignements sensibles doivent répondre à plusieurs exigences. Elles doivent rendre l’information accessible, protéger les données, respecter leurs obligations et assurer la continuité de leurs activités.
Notre accompagnement tient compte des processus, des contraintes et du niveau de criticité propres à chaque secteur.
Financier
Assurance
Médical
Municipal
Gouvernemental
01
Nous recueillons vos besoins et analysons vos documents de référence, vos processus, vos outils et les indicateurs disponibles. Cette étape permet de comprendre votre organisation, vos contraintes et votre niveau de maturité.
02
Nos experts cartographient les flux d’information, les outils, les rôles et les points de contrôle. Ils identifient les risques, les doublons, les ruptures dans les processus et les informations critiques.
03
Nous définissons avec vous un cadre cible, un plan d’action et des indicateurs de suivi. Les priorités tiennent compte de vos objectifs d’affaires, de vos ressources et des exigences applicables à votre organisation.
04
Nous accompagnons vos équipes dans l’évolution des pratiques. Les politiques, les procédures, les outils et les intégrations sont mis en place progressivement selon le périmètre du mandat. La formation, la communication et le transfert de compétences facilitent l’adoption des nouvelles façons de travailler.
05
Des indicateurs permettent de suivre l’adoption des pratiques, l’efficacité des processus et l’application des règles définies. Les résultats observés et les retours des utilisateurs orientent les ajustements.
EVERIAL Canada adapte son accompagnement à vos objectifs, à la maturité de vos pratiques et aux ressources disponibles.
Nos experts travaillent avec vos équipes pour analyser l’existant, expliquer les recommandations et préparer leur mise en œuvre. Selon le mandat, ils peuvent animer des ateliers, soutenir la communication interne et former les utilisateurs.
Le transfert de compétences et le suivi favorisent l’adoption progressive des nouvelles pratiques.
Une gouvernance documentaire bien définie facilite l’application des règles au quotidien. Elle aide vos équipes à trouver, utiliser, partager et protéger l’information de manière cohérente.
Des méthodes de classement et de recherche harmonisées facilitent l’accès aux documents par les personnes autorisées.
Les règles d’accès, de sécurité, de conservation et de confidentialité sont mieux définies et appliquées.
Chaque équipe comprend son rôle dans la création, la validation, la conservation et la destruction des documents.
La formation, la gestion du changement et le transfert de compétences renforcent l’autonomie de vos équipes.
La démarche tient compte des outils et des systèmes déjà utilisés par votre organisation. Nos experts définissent avec vos équipes les règles de gestion, d’accès, de conservation, de transmission et de traçabilité à appliquer dans chaque environnement.
Ils identifient également les adaptations nécessaires pour harmoniser les pratiques et faciliter les échanges entre vos systèmes, sans imposer leur remplacement lorsqu’il n’est pas justifié.
Ces repères illustrent la capacité d’EVERIAL Canada à associer conseil, expertise des processus et connaissance des technologies documentaires.
Une gouvernance documentaire efficace commence par une bonne compréhension des pratiques, des contraintes et des objectifs de l'organisation.
C'est cette analyse qui permet de bâtir un cadre durable et réellement adapté.
Dina BABOUDER
Conseillère en gestion de l’information – EVERIAL CANADA
Déléguée à la protection des renseignements personnels
La sécurité dépend autant des règles de gouvernance que des outils utilisés. Notre accompagnement aide votre organisation à intégrer la protection, la traçabilité et la conformité dans ses pratiques quotidiennes.
La gouvernance de l’information regroupe les règles, les responsabilités, les procédures et les outils mis en place pour gérer les documents et les données d’une organisation. Elle encadre leur création, leur accès, leur utilisation, leur conservation et leur sort final, qu’ils soient papier ou électroniques. Concrètement, elle aide l’entreprise à sécuriser son information, à respecter le cadre juridique applicable et à rendre ses pratiques documentaires plus efficaces.
La gouvernance de l’information couvre l’ensemble des informations d’une organisation, qu’elles se trouvent dans des documents, des bases de données, des applications métier ou des outils collaboratifs. Elle définit les responsabilités, les règles d’accès, les usages, la sécurité et la conservation.
La gouvernance documentaire se concentre davantage sur la gestion des documents tout au long de leur cycle de vie : création, classement, consultation, conservation, archivage et sort final. Elle constitue donc une composante de la gouvernance de l’information.
Un audit documentaire analyse la manière dont une organisation crée, classe, utilise, partage, conserve et élimine ses documents. Selon son périmètre, il examine les dossiers, les procédures, les outils de gestion, les responsabilités, les règles d’accès et la politique d’archivage.
Il permet d’identifier les risques, les écarts et les bonnes pratiques, puis de définir des priorités concrètes pour sécuriser l’information, gagner du temps et améliorer l’efficacité documentaire.
Non. La gouvernance documentaire peut être définie avant, pendant ou après la mise en place d’une GED. Elle permet d’abord de clarifier les responsabilités, les procédures, le classement, les accès et la conservation des documents.
Lorsque l’entreprise envisage une GED, ce cadre aide à préciser les besoins fonctionnels et à choisir une solution adaptée. Si un système est déjà utilisé, l’accompagnement permet d’en revoir les règles de gestion et les usages afin d’en améliorer l’efficacité.
Selon le périmètre du mandat, les livrables peuvent comprendre un diagnostic de maturité, une cartographie des processus, un modèle de gouvernance cible et un plan d’action. Ils peuvent aussi inclure une politique documentaire, des procédures, un plan de classement, un calendrier de conservation ou des directives d’accès.
Des indicateurs de suivi, un guide pratique et des supports de formation peuvent compléter la prestation afin de faciliter la mise en place des recommandations et de mesurer leur efficacité.
La durée dépend du périmètre, du nombre de processus étudiés, des systèmes concernés et de la maturité de l’organisation. Un diagnostic ciblé peut être réalisé en quelques semaines. La définition d’un modèle de gouvernance et la mise en place des procédures peuvent s’étendre sur plusieurs mois.
Le projet peut aussi être déployé progressivement, en commençant par les enjeux les plus importants. Cette approche permet d’obtenir des résultats concrets et des gains de temps sans attendre la fin de l’ensemble du mandat.
L’adoption repose sur des règles simples, des responsabilités claires et des procédures adaptées à la réalité du travail. Les équipes doivent comprendre le but des changements, leur rôle et les bénéfices attendus.
La formation, la communication interne et l’implication des utilisateurs facilitent la mise en place. Des indicateurs de suivi et des retours réguliers permettent ensuite de mesurer l’efficacité des pratiques et de les ajuster progressivement.
EVERIAL Canada vous accompagne à chaque étape de vos processus documentaires, de la réception et du traitement des documents jusqu’à leur gestion, leur automatisation et leur archivage. Découvrez les services et solutions qui peuvent compléter votre projet.
Nous prenons en charge vos processus documentaires, de la numérisation à l’archivage.
Des solutions logicielles conçues pour capturer, gérer et automatiser vos flux documentaires.
Cette prise de contact est sans engagement. Un spécialiste analyse votre besoin avant toute recommandation.