EVERIAL Canada prend en charge vos documents papier et électroniques tout au long de leur cycle de vie. Le service couvre leur réception, leur classement, leur conservation, leur consultation et, lorsque leur durée de conservation arrive à échéance, leur destruction sécurisée et autorisée.
Plus de 35 ans d’expérience en gestion documentaire
Une expertise développée pour accompagner des projets sensibles et exigeants au Québec.
EVERIAL Canada prend en charge la réception et la conservation de vos documents papier dans un environnement sécurisé. Les boîtes et les dossiers sont identifiés et organisés selon les règles définies avec votre organisation.
Cette structuration facilite le suivi des archives, leur consultation par les personnes autorisées et leur restitution lorsque vous en avez besoin.
Les documents déjà numériques ou issus d’une numérisation peuvent être classés, indexés et associés aux métadonnées utiles à leur gestion.
Ils peuvent ensuite être intégrés à votre système de gestion documentaire, selon votre environnement technique. Cette organisation facilite les recherches, la traçabilité des opérations et la gestion des droits d’accès.
L’archivage ne se limite pas à entreposer des documents. Il comprend également le suivi des durées de conservation, la gestion des demandes de consultation, les restitutions et la fin de vie des archives.
Les échéances sont appliquées selon le calendrier de conservation validé par votre organisation. À leur terme, les documents peuvent être conservés plus longtemps, restitués ou détruits de manière sécurisée, après autorisation.
Les documents s’accumulent rapidement dans une organisation. Un même fonds documentaire peut regrouper des dossiers soumis à des durées de conservation différentes. Lorsque l’archivage est mal structuré, il mobilise inutilement du temps, de l’espace et des ressources. Les risques augmentent également lorsque les conditions de conservation et les accès ne sont pas suffisamment encadrés.
Les boîtes et les dossiers papier occupent des surfaces qui pourraient être consacrées à vos activités.
Un classement hétérogène ralentit les recherches, les vérifications et le traitement des demandes internes.
Chaque catégorie de documents peut être soumise à des règles et à des échéances particulières.
Vos documents peuvent être exposés au vol, à la perte, à un sinistre ou à une consultation non autorisée.
Sans procédure établie, il devient difficile de savoir quels documents ont été détruits, à quelle date et après quelle autorisation.
Une politique d’archivage adaptée permet de reprendre le contrôle sans alourdir le travail de vos équipes.
Vos locaux contiennent un volume important de boîtes ou de documents. EVERIAL Canada organise leur tri, leur identification et leur transfert vers un site sécurisé. Le recours à un tiers-archiveur aide aussi à structurer un fonds dispersé.
Certains documents doivent être conservés longtemps, tout en restant consultables. L’archivage structure les demandes d’accès, la sortie des dossiers et leur retour en conservation.
Par exemple, vos contrats, factures ou autres documents métier peuvent être intégrés à une GED. L’indexation et les métadonnées permettent de retrouver rapidement l’information stratégique.
Votre entreprise doit décider du sort des documents arrivés au terme de leur durée. EVERIAL Canada applique le processus de destruction autorisé. Une preuve de destruction peut ensuite documenter l’opération.
Les institutions financières, les assureurs, les établissements médicaux, les municipalités et les administrations publiques gèrent des documents soumis à des exigences précises en matière de conservation, d’accès et de confidentialité. Le service d’archivage s’adapte à la nature des archives, aux volumes, aux usages et aux contraintes propres à chaque secteur.
Financier
Assurance
Médical
Municipal
Gouvernemental
L’archivage suit cinq étapes principales, de la réception des documents jusqu’à la décision prise à la fin de leur durée de conservation.
01
Les documents physiques ou électroniques sont pris en charge selon un protocole défini avec votre organisation. La réception peut concerner des boîtes d’archives, des documents papier, des fichiers PDF ou d’autres formats prévus dans le cadre du projet.
02
Les équipes vérifient la nature et l’organisation des documents. Elles appliquent ensuite les règles de tri, de classement et d’identification convenues avec votre organisation.
03
Les documents sont associés aux métadonnées utiles à leur gestion. Ils sont ensuite transférés vers l’environnement de conservation physique ou électronique défini pour le projet.
04
Les utilisateurs autorisés peuvent demander un document ou une restitution. Chaque mouvement peut être inscrit dans un registre afin d’assurer la traçabilité.
05
Les durées de conservation sont suivies tout au long du cycle de vie des documents. À l’échéance, leur conservation peut être prolongée, ou les documents peuvent être restitués ou détruits de manière sécurisée, selon les autorisations prévues.
EVERIAL Canada commence par analyser vos fonds documentaires, vos volumes et vos usages. Nos équipes prennent également en compte les exigences applicables, les conditions de conservation et les besoins de consultation de votre organisation.
Elles définissent ensuite les règles de classement, les métadonnées, les responsabilités et les procédures à appliquer. La mise en place du service peut inclure le transfert des archives, la configuration des flux et la formation des utilisateurs autorisés.
Un suivi régulier permet enfin d’ajuster les procédures, les niveaux de service et le calendrier de conservation selon l’évolution de vos besoins.
Une gestion centralisée des archives facilite l’accès aux documents et réduit les tâches manuelles liées à leur suivi. Elle permet également de mieux encadrer les durées de conservation, les consultations et la fin de vie des dossiers.
Transférez vos archives papier hors de vos espaces de travail tout en conservant une localisation précise de chaque boîte et de chaque dossier.
L’indexation et les métadonnées simplifient les recherches, les consultations et les vérifications effectuées par vos équipes.
Un calendrier clairement défini aide votre organisation à conserver chaque document pendant la période prévue et à encadrer son traitement à l’échéance.
Centralisez la conservation, les demandes de consultation, les restitutions et la destruction dans un service adapté à vos volumes.
Le service d’archivage est défini en fonction des outils et des processus déjà utilisés par votre organisation. Pour les archives physiques, les références, les index et les mouvements des documents peuvent être suivis dans l’environnement prévu. Pour les documents électroniques, les fichiers et leurs métadonnées peuvent être transmis vers votre système de gestion documentaire.
Les modalités d’intégration dépendent de votre architecture, des fonctions disponibles dans vos logiciels et du niveau d’automatisation recherché. Aucun changement de logiciel n’est imposé par principe. Les formats, les échanges et les règles de gestion sont validés avant la mise en production.
Ces chiffres témoignent de l’expérience et des ressources mobilisables pour accompagner des projets documentaires de grande ampleur, notamment en matière d’archivage.
Chaque projet d’archivage commence par une bonne compréhension de vos documents et de la façon dont vos équipes les utilisent.
Nous mettons ensuite en place une organisation claire, avec des règles simples pour les conserver, les retrouver et les mettre à disposition au bon moment.
Valentin BRIELLE
Responsable des ventes – EVERIAL Canada
La sécurité accompagne chaque étape de la gestion des archives, depuis leur réception et leur transfert jusqu’à leur consultation, leur restitution ou leur destruction. Les mesures appliquées sont définies selon la sensibilité des documents, les exigences de votre organisation et le périmètre du projet.
Elles contribuent à préserver la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la traçabilité de l’information, tout en facilitant les contrôles et les audits.
L’archivage de documents consiste à organiser et à conserver tout document produit ou reçu par une entreprise pendant la durée nécessaire. Il permet de retrouver l’information, de protéger son contenu et de respecter les obligations légales jusqu’à son sort final : conservation prolongée, restitution ou destruction autorisée.
Le records management, ou gestion des documents d’activité, encadre ce cycle de vie de façon structurée et traçable.
L’archivage physique, ou archivage papier, consiste à conserver les documents originaux dans une salle ou un site sécurisé. Il encadre leur classement, leur protection, leur consultation et leur restitution.
L’archivage électronique concerne les fichiers numériques. Ils sont conservés dans un logiciel ou un système prévu pour gérer les accès, la traçabilité et la sauvegarde des documents.
Une entreprise peut combiner les deux formes d’archivage selon la nature, les usages et la valeur probatoire de chaque document.
L’archivage peut concerner des contrats commerciaux, des factures, des dossiers de paie, des documents comptables et fiscaux, ainsi que des dossiers administratifs ou médicaux.
Les fonds historiques, les archives publiques et les documents présentant une valeur patrimoniale peuvent également être pris en charge. Le type d’archivage et les conditions de conservation sont définis selon la nature, l’usage et la valeur probante de chaque document.
La durée de conservation dépend du type de document, du secteur d’activité et de la loi applicable. Par exemple, les contrats, les dossiers de paie et les documents fiscaux peuvent être soumis à des délais différents.
L’entreprise définit et valide son calendrier de conservation, avec l’appui d’un expert juridique ou professionnel lorsque nécessaire. EVERIAL Canada applique ensuite les règles communiquées dans le cadre du service d’archivage.
Une personne autorisée transmet une demande selon la procédure définie avec l’organisation. Selon son support, le document peut être consulté sous forme numérique, numérisé à la demande ou restitué temporairement lorsqu’il s’agit d’une archive papier.
Chaque consultation ou sortie peut être enregistrée dans un registre afin d’assurer la traçabilité et de sécuriser l’accès aux archives.
Non. La dématérialisation ne permet pas automatiquement de détruire tous les documents papier. Certains originaux doivent être conservés en raison de la loi, de leur nature ou du niveau de preuve attendu.
Avant toute destruction, l’organisation doit vérifier que la copie numérique est conforme et qu’elle possède une valeur probante suffisante. La décision dépend donc du type de document, des règles de conservation et des exigences applicables.
La destruction intervient uniquement après validation de l’organisation et selon les règles prévues dans le plan d’archivage. La procédure précise les documents concernés, la date, le mode de destruction et la personne ayant donné l’autorisation.
Chaque opération peut être inscrite dans un registre et accompagnée d’un document officiel, comme un bordereau ou un certificat de destruction, afin d’assurer la traçabilité du processus.
L’externalisation devient pertinente lorsque les archives occupent trop d’espace, mobilisent beaucoup de temps ou deviennent difficiles à retrouver et à suivre. Elle peut également répondre à un besoin de sécurité, de traçabilité ou de conformité, ainsi qu’à une meilleure gestion des durées de conservation.
EVERIAL Canada analyse les volumes, les usages, les contraintes et les coûts afin de définir un service adapté aux besoins de l’organisation.
EVERIAL Canada vous accompagne à chaque étape de vos processus documentaires, de la réception et du traitement des documents jusqu’à leur gestion, leur automatisation et leur archivage. Découvrez les services et solutions qui peuvent compléter votre projet d’archivage ou de destruction.
Nous prenons en charge vos processus documentaires, de la numérisation à l’archivage.
Des solutions logicielles conçues pour capturer, gérer et automatiser vos flux documentaires.
Cette prise de contact est sans engagement. Un spécialiste analyse vos documents et vos contraintes avant toute recommandation.